Что работодатели обязаны сообщать в центр занятости в 2026 году

Многие работодатели даже не подозревают, что у них есть обязанности перед центром занятости. Но на самом деле работодатели должны сообщать государству о ряде кадровых событий.

Если этого не делать, можно получить штраф или проверку.

Работодатели обязаны информировать службу занятости о таких ситуациях, как:

появление вакансий
сокращение сотрудников
ликвидация бизнеса
простой работников
введение неполного рабочего времени
перевод сотрудников на дистанционную работу

Эти требования установлены Федеральным законом от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения».

Разберёмся, кто обязан подавать сведения в центр занятости, в каких случаях и в какие сроки.

Кто обязан подавать сведения в центр занятости

Передавать сведения в службу занятости обязаны все работодатели, кроме физических лиц без статуса ИП.

К работодателям относятся:

юридические лица
индивидуальные предприниматели
любые организации и ИП, которые заключают трудовые договоры с сотрудниками

Если у ИП нет работников, подавать такие сведения он не обязан.

Важно понимать ещё один момент нулевые отчеты сдавать не нужно.

Обязанность возникает только при наступлении определённых событий, влияющих на рынок труда.

Нужно ли регистрироваться на портале «Работа России»

Формально обязанности регистрироваться на портале нет. Но есть обязанность передавать информацию в службу занятости.

Сделать это можно через:

портал «Работа России»
другие информационные системы, предусмотренные Правительством РФ.

На практике большинство работодателей подают сведения именно через личный кабинет на платформе «Работа России». Войти туда можно через учётную запись Госуслуг.

Есть интересный нюанс.
Если работодатель зарегистрирован на портале, но не размещает вакансии, считается, что он сообщил об их отсутствии.

Отчет о вакансиях

Одна из основных обязанностей работодателя — сообщать о свободных рабочих местах.

Это касается:

вакантных должностей
новых рабочих мест
потребности в сотрудниках.

Отчет подается в течение 5 рабочих дней после появления вакансии.

Используется форма № 6, утвержденная приказом Минтруда № 195н.

Пример

В штатном расписании есть должность менеджера — 2 штатные единицы, но работает только один сотрудник.

Вторая единица считается вакантной, значит о ней нужно сообщить в центр занятости.

Отчёт подавайте по каждой вакансии и свободному рабочему месту. Неважно, нужны вам сотрудники в данный момент или нет.

Также необходимо уведомлять службу занятости:

если появилась новая должность
если изменились условия вакансии (например зарплата).

Если вакансий нет — отчет подавать не нужно (п. 6 ч. 1, ч. 8 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Важно указывать достоверную информацию, так как она используется для подбора работы гражданам. После публикации вакансия проходит модерацию, и потом становится доступной соискателям. Если не хотите, чтобы сведения о вакансиях появились в интернете, в графе 7 формы «Потребность в замещении вакансии» надо поставить отметку в чек-боксе «Отсутствует».

Мои личные рекомендации:

Если у вас в штатном расписание есть вакансии, по которым вы пока не планируете нанимать сотрудников, а отчитаться по ним вы в срок не успели, потому что не знали или забыли, то вам лучше переделать штатное расписание и убрать оттуда вакансии, которые вам временно не нужны.

Отчет о квоте для инвалидов

Если работодателю установлена квота для трудоустройства инвалидов, он обязан регулярно отчитываться о её выполнении.

Отчет подается ежемесячно до 10 числа месяца, следующего за отчетным (п. 3 ст. 25 Закона № 1032-1).

В отчете указывают сведения о работодателе, среднесписочную численность работников, размер квоты, количество инвалидов на квотируемых местах.

Если численность работников превышает 35 человек, то квота для трудоустройства инвалидов – от 2% до 4% от среднесписочной численности (всё зависит от вашего региона). Если у вас численность работников до 35 человек (включительно) вы не обязаны трудоустраивать инвалидов и, соответственно, направлять отчет о квоте.

Уведомление о ликвидации или сокращении сотрудников

Если организация закрывается или планирует сокращение сотрудников, об этом необходимо заранее уведомить службу занятости.

Срок уведомления:

для организаций — за 2 месяца
для ИП — за 2 недели

Если работодатель передумал закрываться или изменил условия сокращения, об этом тоже нужно сообщить в течение 3 рабочих дней.

Массовые увольнения

Если увольнение может быть признано массовым, действуют дополнительные правила.

Работодатель должен подать:

информацию о массовом высвобождении работников
сведения по каждому увольняемому сотруднику.

Сроки уведомления:

за 3 месяца — информация о массовом увольнении
за 2 месяца — сведения по каждому сотруднику.

Например, массовым увольнением может считаться:

ликвидация организации с численностью 15 и более сотрудников
увольнение 1% работников за 30 дней в небольших регионах.

Но конкретные критерии могут отличаться по регионам.

Отчет о простое

Если в компании вводится простой, об этом тоже необходимо уведомить центр занятости. Причина простоя неважна.

Простой — это временная приостановка работы.

Он может возникнуть по вине работодателя, по вине работника, по независящим причинам.

Даже если простой введён для одного сотрудника, уведомление всё равно нужно подать.

Срок — 3 рабочих дня после принятия решения.

Если простой длится больше месяца, могут потребоваться дополнительные сведения.

Уведомление о введении неполного рабочего времени

Работодатель обязан уведомить центр занятости, если вводится неполный рабочий день или неделя.

Но только если режим вводится по инициативе работодателя, например из-за:

изменения технологий
снижения объема работ
экономических трудностей.

Если неполное рабочее время установлено по соглашению с сотрудником, уведомлять службу занятости не нужно.

Отчет подается в течение 3 рабочих дней после принятия соответствующего решения.

Перевод сотрудников на дистанционную работу

Если работодатель временно переводит сотрудников на удаленную работу, службу занятости тоже нужно уведомить.

Но только если перевод происходит по инициативе работодателя в исключительных ситуациях, например:

эпидемии
аварии
стихийные бедствия
решения органов власти.

В таких случаях перевод возможен без согласия работников. Это предусмотрено статьей 312.9 ТК РФ.

Если перевели сотрудника на удалёнку по соглашению с ним или по его инициативе, форму в ЦЗН не сдавайте.

Отчет подается в течение 3 рабочих дней с даты принятия решения о временном переводе.

Сообщение о банкротстве работодателя

Если в отношении работодателя начинается процедура банкротства, об этом также необходимо уведомить службу занятости.

Срок подачи — 3 рабочих дня с момента, когда суд ввел в отношении работодателя процедуру банкротства (п. 5 ст. 53 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ).

Что будет, если не сообщить информацию

Если работодатель не передаст сведения или сделает это с ошибками, может наступить административная ответственность.

Штрафы по статье 19.7 КоАП РФ:

граждане — от 100 до 300 рублей
должностные лица — от 300 до 500 рублей
организации — от 3000 до 5000 рублей

Кроме штрафа возможны:

проверки трудовой инспекции
прокурорская проверка
предостережения контролирующих органов.

Как подать сведения в центр занятости

Сегодня большинство сведений подаются в электронном виде через портал «Работа России».

Для этого работодателю нужно:

зарегистрироваться на портале через Госуслуги
создать личный кабинет работодателя
заполнить форму в разделе «Отчетность»
отправить сведения в территориальный центр занятости подписав их ЭЦП (КЭП).

Для организаций с численностью сотрудников более 25 человек размещение вакансий на портале является обязательным.

Также допускается подача документов на бумаге.

Частые вопросы работодателей

Нужно ли сдавать отчет, если никаких событий не происходило?

Нет. Если не было вакансий, сокращений или других событий, перечисленных в законе, отчеты сдавать не нужно.

Нужно ли сообщать о вакансиях, если у ИП нет сотрудников?

Нет. Пока ИП не заключил первый трудовой договор, он не считается работодателем и не обязан подавать такие сведения.

Нужно ли уведомлять центр занятости о неполном рабочем времени по просьбе сотрудника

Нет. Сообщать нужно только если режим вводится по инициативе работодателя.

Когда считается, что отчет по вакансиям просрочен

Отчет нужно подать в течение 5 рабочих дней после появления вакансии.

Например, если должность стала вакантной 1 октября, отчет необходимо отправить не позднее 8 октября, если между этими датами нет выходных.

Итог

Работодатели обязаны сообщать центру занятости о кадровых событиях, которые могут повлиять на рынок труда.

Чаще всего это касается:

появления вакансий
сокращения сотрудников
ликвидации бизнеса
простоя
введения неполного рабочего времени
перевода сотрудников на удаленную работу.

Большинство сведений сегодня подается через портал «Работа России», поэтому работодателям важно следить за кадровыми изменениями и вовремя направлять информацию.

Это поможет избежать штрафов и лишних проверок.

ПОДПИСывайтесь НА ТГ КАНАЛ

Там я публикую только достоверную, понятную и полезную информацию для бизнеса