Электронные транспортные документы с 2026 года: ЭТН, электронные путевые листы и новые правила перевозок

С 1 сентября 2026 г. все участники перевозок обязаны применять ЭТН, независимо от отрасли и вида деятельности. Бумажные транспортные накладные перестают быть допустимыми документами и могут применяться лишь в строго оговоренных Минтрансом случаях (что это за случаи, будет опубликовано позже).

Что это означает для бизнеса

• Перевозчик, грузоотправитель и грузополучатель должны оформлять все перевозочные документы электронно через ГИС ЭПД (государственная информационная система электронных перевозочных документов).
• ЭТН становится правовым основанием для подтверждения факта перевозки и передачи груза, а также может служить первичным документом для бухгалтерского и налогового учета.
• Игнорирование перехода может привести к отказу контрагентов в работе, ошибкам при учете и претензиям контролирующих органов.

Преимущества ЭТН перед бумажной ТН

• Повышение прозрачности и контроля перевозок.
• Ускорение документооборота и сокращение затрат на бумагу, печать и курьерские услуги.
• Минимизация ошибок и мошенничества — ведь данные фиксируются едино и неизменно для всех участников.

Что включает электронная транспортная накладная

ЭТН состоит из ряда обязательных «файлов обмена», отражающих все этапы перевозки:

1. Информация грузоотправителя: участники перевозки, условия договора, данные ТС, водителей и груз.
2. Данные перевозчика о принятии груза.
3. Информация грузополучателя о приемке груза.
4. Сведения о фактической выдаче груза.

Также могут включаться дополнительные сведения о переадресации, смене водителей или ТС, финансовой части и др.

Эти данные не только служат для контроля, но и являются частью первичной учетной документации для бухгалтерского и налогового учета при наличии всех обязательных реквизитов.

Как подготовиться к переходу на ЭТН

Чтобы внедрить ЭТН в свой документооборот, необходимо:

1. Заключить договор с оператором ИС ЭПД — он обеспечивает передачу ЭТН между участниками и в ГИС ЭПД.
2. Обеспечить сотрудников электронными подписями (ЭП) — УКЭП, УНЭП или даже ПЭП там, где это допускается.
3. Провести техническое обновление — компьютеры, софт, умеющий работать с документами.
4. Обучить персонал — работники должны понимать, как оформлять и передавать ЭТН.

Подчеркну еще раз: с 1 сентября 2026 года электронные транспортные накладные становятся обязательными. Это не рекомендация, а прямое требование Закона № 140-ФЗ.

Еще один этап цифровизации перевозок это введение электронных путевых листов.

Помимо электронных транспортных накладных, постепенно внедряются и электронные путевые листы (ЭПЛ). Это цифровой аналог привычного бумажного путевого листа, в котором содержатся те же сведения, но в электронном формате XML. Обмен такими документами происходит через государственную систему электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) или через учетные системы участников перевозки.

Главная идея та же, что и у электронных транспортных накладных — перевести транспортный документооборот в цифровой формат, чтобы ускорить обмен документами и снизить количество ошибок.

Обязательны ли электронные путевые листы

По действующим правилам путевой лист может оформляться как на бумаге, так и в электронном виде.

При этом с 1 сентября 2026 года многие транспортные документы будут формироваться только в электронном виде, поэтому бизнесу уже сейчас рекомендуют готовиться к переходу на цифровые путевые листы.

На практике электронные путевые листы имеют ряд преимуществ:

• экономия на бумаге, печати и хранении документов;
• документы невозможно потерять — они сохраняются в системе;
• все участники перевозки работают с одним документом;
• быстрее происходит обмен информацией и оплата перевозок.

Что нужно, чтобы работать с электронными путевыми листами

Для перехода на ЭПЛ потребуется:

• квалифицированная электронная подпись (КЭП) для руководителя или ИП;
• при работе сотрудников — КЭП и машиночитаемая доверенность (МЧД);
• подключение к оператору информационной системы электронных перевозочных документов (ИС ЭПД);
• обучение сотрудников работе с системой и настройка доступа для водителей, медработников и техников.

Оператор ИС ЭПД обеспечивает передачу электронных документов между участниками перевозки и в государственную систему.

Когда путевой лист обязателен

Путевой лист (в том числе электронный) должен оформляться, если:

• организация или ИП перевозит пассажиров, багаж или грузы на принадлежащем транспортном средстве;
• транспорт передается в аренду с экипажем;
• автомобиль используется в служебных целях и требуется подтвердить расходы на топливо, работу водителя и эксплуатацию транспорта.

Кроме того, путевой лист может потребоваться:

• при проверках на дороге;
• для бухгалтерского учета расходов на ГСМ;
• для учета работы транспорта и водителей.

Помимо ЭТН и ЭПЛ, с 1 сентября 2025 г. уже ввели электронный ЕТД — единый транспортный документ, обязательный для перевозок в прямом смешанном сообщении (когда груз или пассажир перевозится несколькими видами транспорта по одному договору).

Перевозчик обязан оформлять ЕТД, если договор перевозки предполагает смешанное сообщение.

Без ЕТД налоговики могут не признать расходы на перевозку.

Итог

Перевозочный документооборот в России быстро цифровизируется.

Уже внедряются сразу несколько электронных документов:

• ЕТД — единый транспортный документ для смешанных перевозок;
• ЭТН (электронная транспортная накладная) — основной документ для перевозки грузов;
• ЭПЛ (электронный путевой лист) — цифровой документ для учета работы транспорта и водителей.

Поэтому предпринимателям, которые используют транспорт в бизнесе, лучше заранее подготовиться к электронному формату работы: оформить электронные подписи, выбрать оператора электронных перевозочных документов и настроить учетные системы.